6+2 Aplicacions essencials per al teletreball i no només per a la quarantena

Els desafortunats esdeveniments de les últimes dues setmanes han causat problemes a moltes empreses. I encara que per a moltes botigues físiques encara és una necessitat, hi ha moltes empreses les quals els seus empleats poden treballar totalment o almenys parcialment des de casa seva.

L’únic que necessiten és un ordinador portàtil (i a vegades ni tan sols això) i connexió a Internet. La situació actual ha obligat inclús a aquelles empreses, que no solien ser amigables amb l’oficina a casa, a reavaluar el seu enfocament i trobar ràpidament una solució sobre com permetre que les seves operacions s’executin de forma remota.

Treballant des de casa

Es pot suposar que quan la situació torni a la normalitat, l’alta popularitat del teletreball com un benefici pels treballadors, serà encara més gran a mesura que més empreses l’ofereixen i més treballadors ho hagin experimentat. Aprofiti les circumstàncies contemporànies com una oportunitat i així finalment canviar els processos dins de la seva empresa, per a que pugui operar des de qualsevol lloc. Donat que els nostres procediments a EasyCargo es van establir d’aquesta manera des de la seva fundació, pensem que compartim les aplicacions necessàries 6 + 2 que ens permeten treballar des de qualsevol part del món. No és l’única forma, per descomptat, però és una forma que funciona molt bé per a nosaltres, i també pot ser-ho per a vostè.

Google Chrome

Sí, de debò. Sabem que suggerir un navegador web com una aplicació pel treball en remot pot semblar una mica innecessari, però utilitzar les altres aplicacions de la nostra llista amb, diguem, Internet Explorer podria no funcionar tan bé com Chrome. I ni tan sols podria utilitzar algunes extensions. Per això recomanem instal·lar el navegador Chrome. Amb això ja fet, comencem amb algunes aplicacions interessants.

Google Chrome

Font: https://logodownload.org/wp-content/uploads/2017/05/google-chrome-logo-1.png

Google Workspace

Utilitza Gmail com el seu email personal? Li agrada la seva facilitat d’ús, funcions, excel·lent filtre de spam, integració amb altres aplicacions i servidors confiables? A nosaltres també. És per això que decidim que volem utilitzar Gmail com el client de correu electrònic de la nostra empresa. Google Workspace li permet utilitzar Gmail amb el seu domini corporatiu (nom@latevaempresa.com). A més d’això, també´pot utilitzar altres aplicacions de Google amb el compte de la seva empresa: Google Drive, Google Docs, Google Sheets (fulls de càlcul), Google Slide, Google Meet, i molts altres. Pel preu que comença en 5,4 $ al mes, està obtenint una plataforma excel·lent pel treball.

Google Workspace

Font: https://napoveda.skaut.cz/_media/g_suite_logo.png?w=500&tok=f9f0a5

Google Drive

Google Drive és un servei d’emmagatzematge i sincronització d’arxius en línia amb el que té accés als seus arxius des de qualsevol lloc, i pot compartir-los amb qualsevol persona, dins o fora de la seva empresa.

Google Docs

Google Docs és un processador de text similar a Microsoft Word. Si està acostumat a treballar amb Word, canviar a Google Docs requerirà una mica de temps per acostumar-te, però tan sols és una qüestió d’una o dues setmanes.

Google Sheets

A l’igual que Google Docs, Google Sheets és una alternativa a un altre producte de Microsoft: MS Excel.

Google Meet

Quan les persones no treballen al mateix lloc, a vegades és necessari que discuteixin un problema, resumeixin la situació o s’actualitzin mútuament. Google Meet li permet fer això amb videotrucades fàcils de fer servir i de qualitat. La majoria de les persones probablement està més familiaritzades amb Skype; malgrat això, considerem que Google Meet és més confiable, a més es pot utilitzar amb el compte de Google Workspace.

Asana

Asana és una aplicació de gestió de projectes per a treballar en equip. Li permet crear tasques i llistes de tasques, agrupades en projectes. Aquestes poden ser visibles només per vostè, o pot compartir-los amb un grup específic de persones dins de la seva organització amb qui col·labora en el projecte. I amb tots aquells que d’alguna forma estan involucrats en la seva monitorització.

Asana

Font: https://luna1.co/eafc3a.png

Asana es gratuïta en la versió bàsica, està integrada amb GSuite i admet la integració de diverses altres aplicacions online, per exemple, Everhour o Slack.

Everhour

Everhour està dissenyat per a realitzar un seguiment del temps dedicat a tasques, subtasques i projectes individuals. Després de la integració amb Asana, faci clic en una icona al costat de la tasca en la qual està a punt de treballar, i Everhour automàticament comença a comptar el temps dedicat a aquesta tasca. Un cop hagi acabat amb el treball, o decideixi treballar en alguna altra cosa, canviï a Asana, i faci clic en la icona de la seva tasca.

Everhour

Font: https://blog-cdn.everhour.com/assets/images/new-design/screens/projects-dashboard-v2.png

També pot instalar una extensió d’Everhour a Google Chrome, i ni tan sols necessita canviar a Asana per a marcar la tasca en la que està treballant, senzillament faci clic en ell directament en el seu navegador. Everhour genera informes diaris, setmanals, mensuals i a mesura, que poden servir tant per a la seva visió general com a base per el sou o pel càlcul de la facturació. A més, aquesta solució està disponible de forma gratuïta en la versió bàsica.

Slack

Ja hem mencionat a Google Hangouts Meet com una aplicació per a videotrucades. La major part de la nostra comunicació, no obstant, és sobre Slack. Pot ordenar les converses en canals individuals segons els equips, projectes, clients o qualsevol altra cosa. D’aquesta manera, sempre forma part dels canals que són rellevants per a vostè i, si necessita buscar informació sap en quin canal cal buscar-la. A diferència de les converses per correu electrònic, pot abandonar qualsevol canal en qualsevol moment, només digui “si us plau, tregui’m del xat”.

Slack

Font: https://png.pngitem.com/pimgs/s/220-2201220_slack-software-hd-png-download.png

Deixi l’antiga comunicació interna per correu electrònic i mogui’s a la moderna amb Slack. La versió bàsica és gratuïta.

Xero

Xero és un software comptabilitat en línia dissenyat principalment per a petites i mitjanes empreses. És fàcil d’usar i senzill, i ofereix moltes funcions útils, com la integració amb els comptes bancaris per al pagament automàtic de factures i la supervisió del flux d’efectiu. Podeu generar factures amb un botó per al pagament ràpid i podeu enviar recordatoris automàtics per a pagaments endarrerits. Permet establir accessos per a usuaris individuals només a les seccions que requereixin per a la seva feina, per exemple, al comptable, gerent d’oficina, etc. També hi ha disponible la generació d’informes i anàlisis. Xero també està optimitzat per a Smartphones i Tablets. Els seus preus comencen a partir de 20 $ USD al mes.

Xero

Font: https://www.xero.com/

En la nostra opinió, aquestes sis aplicacions esmentades seran suficients com a base per al teletreball a la majoria de les empreses. Tot i això, aquest article se centra principalment en persones de logística i transport. Per a ells, tenim dos consells més per a aplicacions en línia del món de logística, importació i exportació.

EasyCargo

EasyCargo és una aplicació en línia de cubicació de càrrega per a contenidors i camions. Simplement introdueixi les dimensions, el pes i la quantitat d’articles, així com les restriccions per a la càrrega (no apilable, no giratori, etc.), i EasyCargo calcularà el pla de càrrega òptim, estalviant espai de càrrega i temps per pensar com organitzar la càrrega. Pot introduir la informació manualment o importar-la des d’Excel o Google Sheets. També és possible integrar EasyCargo a través de l’API proporcionada amb el vostre ERP (si el vostre ERP és SAP, l’empresa alemanya Status.C pot ajudar-lo amb la seva integració).

Interfície d’usuari d’EasyCargo

El resultat és un document gràfic en pdf o un model 3D en el seu navegador, o ara també el nostre nou pla de càrrega pas a pas – qualsevol opció pot enviar-la des de casa seva al seu encarregat de magatzem. Si desitja saber més sobre EasyCargo, doni un cop d’ull a totes les funcions del software, un vídeo de demostració, o simplement provi l’aplicació vostè mateix, utilitzant la versió de prova gratuïta de deu dies.

Vista previa del plan de carga paso a paso

Si li agrada, ja pot comprar-lo des de 49 $ USD al mes. Oferim suscripció mensual i anual per si fa servir EasyCargo amb freqüència. O tickets de 24 hores si necessita planificar càrregues unes poques vegades al mes. Pot trobar la informació detallada sobre els preus en la nostra llista de preus. No dubti en contactar amb nosaltres en cas de qualsevol pregunta.

IncoDocs

IncoDocs és una eina especialitzada per a la gestió de documents tècnics per a importadors i exportadors. Després de completar dades com informació de ruta, informació sobre productes, contactes, etc., pot generar tots els documents que pugui necessitar com a exportador/importador amb només uns pocs clics.

Generi un pressupost, enviï’l als seus clients potencials, els que poden aprovar-lo o fer alguns ajustaments i enviar-lo de nou amb un sol clic. Generant automàticament una comanda de compra que li serà retornada a la seva empresa. Pot convertir-lo en una factura Proforma, que s’enviarà al client en uns segons. Després de l’acceptació es pot transformar simplement en una factura comercial. Quan arriba l’hora de transportar els productes, pot generar ràpidament una llista de càrrega, una guia de despatx o un document de seguretat per a importació. A més dels documents ja esmentats, IncoDocs també ofereix la creació d’un certificat d’origen, declaració de massa bruta verificada, instruccions d’enviament i molts altres.

IncoDocs

Font: https://medium.com/@benthompson1935/understand-the-export-documentation-required-for-your-export-shipments-5a804275817d

I com tots els altres programes mencionats a l’article d’avui, Incodocs és completament en línia, de manera que la generació de tots els documents els pot fer des de qualsevol lloc amb

connexió a Internet. També us agradarà el fet que la versió bàsica d’IncoDocs és gratuïta. I quan parlem d’IncoDocs, miri la seva Guia per gestionar l’exportació de forma remota, on Ben Thompson, cofundador d’aquesta empresa, ofereix la seva opinió sobre com enfrontar el desafiament actual i treballar de forma remota.

I això és tot: 6 + 2 aplicacions amb què pots canviar total o almenys parcialment a la manera teletreball i funcionar des de qualsevol lloc. Creiem que així el seu negoci serà més flexible, estable i agradable. I si escull les aplicacions correctes, també us ajudaran a estalviar alguns costos.

Lukáš Polame | 15. abr. 2020