6 effiziente Tipps zur Optimierung des Versandprozesses

Der Versand spielt in der heutigen Lieferkette eine Schlüsselrolle. Es verbindet Unternehmen und Kunden auf dem globalen Markt und das bringt natürlich auch Herausforderungen mit sich. Wenn beim Versand Komplikationen auftreten, kann dies zu erhöhten Kosten, Verzögerungen und einer Verschlechterung der Kundenbeziehungen führen. Wie können Logistik- und Transportunternehmen den Versandprozess optimieren und unnötige Komplikationen vermeiden? Durch die Umsetzung der folgenden Tipps; Sie können Kosten senken, Transitzeiten verkürzen und ein außergewöhnliches Kundenerlebnis bieten.

Quelle: www.canva.com

1. Bewerten Sie die aktuellen Versandmethoden

Bevor Sie mit der Implementierung neuer Methoden beginnen, sollten Sie zunächst die Methoden überprüfen, die Sie derzeit während Ihres Versandprozesses verwenden. Auch wenn der Prozess im Allgemeinen nicht optimal ist, könnten einige Teile davon beeinträchtigt werden. Überprüfen Sie Ihren gesamten Versandablauf und identifizieren Sie die ineffizienten Schwachstellen. Analysieren Sie, ob diese Schwachstellen zu höheren Versandkosten oder längeren Transitzeiten führen, und ersetzen Sie diese durch effektivere und genauere. Es gibt einige häufige Probleme, die bei Versandprozessen oft auftreten:

• Manuelle Dateneingabe und Papierkram: Wenn Sie auf manuelle Prozesse angewiesen sind, sollten Sie wissen, dass dies das Fehlerrisiko erhöht und den Versandprozess verlangsamt. Erwägen Sie den Einsatz von Barcode-Scantechnologie, um Produktinformationen zu erfassen, Lagerbestände zu aktualisieren und Versandetiketten automatisch zu erstellen.
• Mangelnde Echtzeittransparenz: Ein eingeschränkter Einblick in den Status von Sendungen, Tracking-Informationen oder Lagerbestände kann zu Verzögerungen, Kundenanfragen und Schwierigkeiten bei der Lösung von Problemen führen. Investieren Sie in ein Auftragsverwaltungssystem, das die Auftragsabwicklung, die Bestandsverwaltung und die Erstellung von Versanddokumenten automatisiert.
• Ineffiziente Verpackung und Handhabung: Unzureichende Verpackung oder unsachgemäße Handhabung können dazu führen, dass die Ware während des Transports beschädigt wird und Sie Geld für Rücksendungen oder Ersatzlieferungen kosten. Der Schlüssel zur Vermeidung dieser Kosten liegt in der Standardisierung der Verpackungsverfahren und der Überlegung, in hochwertige Verpackungsmaterialien zu investieren.

Es ist auch wichtig, die am Prozess Beteiligten zu befragen. Holen Sie Feedback von Mitarbeitern ein, die zum Versand beitragen, und hören Sie sich ihre Vorschläge an. Sie kennen den Prozess gut, da sie jeden Tag daran arbeiten, und Lagerarbeiter oder Versandspezialisten haben möglicherweise einige effektive Vorschläge im Ärmel.

2. Optimieren Sie Ihre Lieferwege

Dies könnte ein Tipp sein, der Ihnen auf lange Sicht am meisten Geld und Zeit spart. Die Auslieferung von Sendungen an den Endkunden ist nur ein Ausschnitt aller Lieferwege, die ein Frachtgut im Laufe des Prozesses durchläuft. Analysieren Sie daher historische Versanddaten und identifizieren Sie häufige Versandziele wie Lager, Standorte von Lieferanten usw. Sie können diese Lieferrouten optimieren, indem Sie Optimierungssoftware verwenden, die alle Variablen während des Prozesses berücksichtigt.

Eine weitere Möglichkeit, die Lieferwege zu optimieren, ist die Minimierung ihrer Anzahl. Wenn Sie Sendungen konsolidieren und Ihre Sendungen nach Möglichkeit effizient planen, können Sie die Anzahl der Teillieferungen reduzieren und die Transportkosten senken.

3. Automatisieren Sie Aufgaben im Zusammenhang mit dem Versand

Automatisierung ist die Zukunft aller Branchen, auch der Logistik. Neue Technologien bedeuten objektiv betrachtet fast immer Kosteneinsparungen und eine Erleichterung der täglichen Aufgaben der Mitarbeiter. Und heute gibt es bereits eine Menge automatisierter Software und Technologie, die sich positiv auf das Supply Chain Management auswirkt. Durch die Implementierung einer Versandsoftware, die in Ihr Auftragsverwaltungssystem integriert werden kann, können Sie einen effizienteren Frachtversand erreichen. Um Lagerabläufe, einschließlich Bestandsverwaltung und Auftragsabwicklung, zu automatisieren und zu verwalten, können Sie ein Lagerverwaltungssystem implementieren.

Ihr Unternehmen kann auch von anderen Systemen profitieren, die Aufgaben erledigen können, die Ihre Mitarbeiter sonst manuell erledigen müssten. Wir sprechen von Software, die die Erstellung von Etiketten und deren Nachverfolgung automatisieren könnte, um manuelle Fehler zu reduzieren, oder von Systemen zur Bestandsverwaltung und Auftragsabwicklung. Zu den am häufigsten verwendeten Softwareprogrammen gehören ShipStation, ShipWorks, EasyShip und Shippo.

4. Optimieren Sie Verpackung

Wenn es um die Verpackungsoptimierung geht, gibt es einige Methoden, mit denen Sie Kosten und Zeitaufwand reduzieren können. Eine sehr effektive Lösung besteht darin, die Sendung in Pakete mit den richtigen Abmessungen zu verpacken. Durch die Auswahl der richtigen Paketgrößen vermeiden Sie Platzverschwendung und reduzieren die Transportkosten von Versandbehältern.

Nachdem Sie die Verpackungslösung in der richtigen Größe implementiert haben, können Sie auch nach nachhaltigen Materialoptionen suchen. Durch den Einsatz umweltfreundlicher Verpackungsmaterialien wie Recyclingpapier, biologisch abbaubarer Kunststoffe, Luftpolster oder Mehrwegverpackungen reduziert Ihr Unternehmen die Umweltbelastung und spart langfristig Geld. Die Implementierung grüner Lösungen kommt auch Ihrer Marke zugute, da Kunden tendenziell Unternehmen bevorzugen, die umweltbewusster sind.

Quelle: www.canva.com

5. Verwalten Sie die Kundenkommunikation und -erwartungen

Der Versandprozess kann über Erfolg oder Misserfolg der Kundenbeziehung entscheiden. Wenn Sie keine positive Beziehung zu Ihren Kunden pflegen, haben Sie niemanden, an den Sie versenden können, so einfach ist das. Um es zu verbessern, müssen Sie sich auf eine bessere Kommunikation und ein besseres Kundenerlebnis konzentrieren. Hier sind einige Tipps, wie Ihnen das gelingt:

• Stellen Sie Echtzeit-Tracking-Informationen für Sendungen bereit.
• Legen Sie realistische Liefererwartungen fest.
• Kommunizieren Sie proaktiv mit Kunden, falls Unannehmlichkeiten auftreten.
• Bieten Sie mehrere Kommunikationskanäle an (z. B. E-Mail, SMS oder Online-Tracking).

6. Digitalisieren Sie die notwendige Dokumentation

Fehlen bei der Lieferung die erforderlichen Unterlagen, verzögert sich die Lieferung automatisch. Dies können Sie verhindern, indem Sie möglichst viele Dokumente im Versandprozess digitalisieren. Wenn Sie einige der vorherigen Tipps, wie Automatisierung und Einsatz fortschrittlicher Software, bereits umgesetzt haben, sind Sie möglicherweise bereits auf dem Weg zur Digitalisierung.

Fast jede fortschrittliche Software bietet Dokumentationsverwaltung. Mit unserer Ladungsplanungssoftware EasyCargo können Sie beispielsweise Ihre Ladungspläne online verwalten und ohne Papierkram mit Ihren Kollegen teilen. Dadurch sparen Sie wiederum Geld und Zeit, verringern aber auch das Risiko einer Verzögerung Ihrer Sendung.