6+2 unverzichtbare Online-Anwendungen für das Home Office – nicht nur während der Quarantäne
Die unglücklichen Vorkommnisse der letzten Wochen haben vielen Unternehmen große Probleme bereitet. Während für die meisten die Notwendigkeit eines physischen Arbeitsplatzes besteht, gibt es immer mehr Unternehmen, deren Mitarbeiter entweder ganz oder zumindest teilweise von zu Hause arbeiten können. Sie brauchen nur einen Laptop (oft nicht einmal das) und eine Internetverbindung. Die aktuelle Situation zwingt auch Unternehmen, die bisher weniger auf Home Office gesetzt haben, neue Arbeitsansätze zu entwickeln und schnell Lösungen zu finden, wie das Geschäft auch aus der Ferne am Laufen gehalten werden kann.
Wenn sich die Situation wieder normalisiert hat, kann man davon ausgehen, dass die ohnehin schon steigende Beliebtheit von Home Office als Mitarbeiterbenefit noch höher sein wird, da noch mehr Unternehmen darauf setzen und die Mitarbeiter es vermehrt schätzen werden. Nehmen Sie die aktuellen Umstände zum Anlass, die Prozesse in Ihrem Unternehmen so anzupassen, dass es von überall aus gesteuert werden kann. Da unsere Prozesse bei EasyCargo von Anfang an so gestaltet wurden, teilen wir heute mit Ihnen 6+2 (für uns) unbedingt notwendige Anwendungen, die es ermöglichen, von überall auf der Welt zu arbeiten. Das ist natürlich kein Patentrezept, kombiniert funktionieren diese Anwendungen bei uns aber grandios – vielleicht ja auch bei Ihnen?
Google Chrome
Ja, tatsächlich. Wir wissen, dass es zunächst unnötig erscheint, einen Webbrowser als Anwendung für das mobile Arbeiten vorzuschlagen. Allerdings würde die Einbindung unserer weiteren Vorschläge mit bspw. dem Internet Explorer nicht so reibungslos funktionieren wie mit Chrome. Außerdem könnten Sie von einigen Erweiterungen erst gar keinen Gebrauch machen. Deshalb empfehlen wir die Installation des Chrome-Browsers. Da wir das nun abgearbeitet haben, beginnen wir jetzt mit den wirklich spannenden Anwendungen.
Google Chrome
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Google Workspace
Nutzen Sie Gmail als Ihren privaten E-Mail-Dienst?
Sie mögen die Benutzerfreundlichkeit, die vielfältigen Funktionen, den starken Spamfilter, die Integration anderer Anwendungen und die zuverlässigen Server? Wir auch. Deshalb haben auch wir uns dazu entschieden, Google Mail als E-Mail-Dienst in unserem Unternehmen zu verwenden. Google Workspace ermöglicht die Nutzung von Google Mail über Ihre Firmendomain (Name@Firmenname.com). Außerdem können Sie mit Ihrem Firmenaccount auch andere Google-Anwendungen nutzen – Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slide, Google Meet und viele weitere. Ab 4,68€ pro Monat bekommen Sie einen hervorragenden Grundbaustein für Ihre Büroarbeit.
Google Workspace
Quelle: https://napoveda.skaut.cz/_media/g_suite_logo.png?w=500&tok=f9f0a5
Google Drive
Google Drive ist ein Onlinedienst zum Speichern und Synchronisieren von Dateien, mit dem Sie überall Zugriff auf Ihre Dokumente haben und diese mit jedem teilen können – egal ob am Arbeitsplatz oder anderswo.
Google Docs
Google Docs ist ein Textverarbeitungsprogramm, ähnlich wie Microsoft Word. Wenn Sie regelmäßig mit Word arbeiten, wird der Wechsel zu Google Docs zunächst etwas gewöhnungsbedürftig sein – das dürfte aber nur ein bis zwei Wochen andauern.
Google Sheets
Wie auch Google Docs ist Google Sheets eine Alternative zu einem Microsoft-Produkt – nämlich zu MS Excel.
Google Meet
Wenn Kolleginnen und Kollegen nicht am selben Ort arbeiten, ist es oft nötig, ein Problem auszudiskutieren, Situationen zusammenfassend zu schildern und sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen. Mit einer benutzerfreundlichen und qualitativ hochwertigen Videoanruffunktion bietet Ihnen Google Meet genau dafür eine gute Lösung. Die meisten sind wahrscheinlich eher mit Skype vertraut – aus unserer Sicht ist Google Meet aber zuverlässiger und kann zudem über das G-Suite-Konto bedient werden.
Asana
Asana ist eine App für das Projektmanagement, die speziell auf die Arbeit in Teams zugeschnitten ist. Sie können Aufgaben und To-Do-Listen erstellen und diese in verschiedene Projekte gliedern. Aufgaben und Projekte können nur für Sie sichtbar sein, Sie können aber auch einer bestimmten Gruppe von Personen in Ihrem Unternehmen, mit der Sie an einem Projekt arbeiten, die ein Projekt kontrolliert oder später weiter bearbeitet, Zugriff darauf gewähren.
Asana
Quelle: https://luna1.co/eafc3a.png
Die Grundausführung von Asana ist kostenlos und in G Suite integriert. Zudem unterstützt sie die Integration diverser anderer Online-Anwendungen, wie z.B. Everhour.
Everhour
Everhour ist zur zeitlichen Erfassung einzelner Aufgaben, Teilaufgaben und Projekte konzipiert. Nach der Verknüpfung mit Asana können Sie mit einem Klick auf das Symbol neben der aktuell zu bearbeitenden Aufgabe die automatische Zeiterfassung beginnen, welche die für die jeweilige Aufgabe aufgewendete Zeit stoppt. Sind Sie mit einer Aufgabe fertig oder wollen Sie zu einer anderen Aufgabe wechseln, gehen Sie in Asana und klicken dort eine andere Aufgabe an.
Everhour
Quelle: https://blog-cdn.everhour.com/assets/images/new-design/screens/projects-dashboard-v2.png
Sie können sogar eine Erweiterung für Everhour in Google Chrome installieren – so müssen Sie zur Auswahl der Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten, nicht einmal mehr in Asana wechseln. Es genügt, das Symbol in Ihrem Browser anzuklicken. Everhour erstellt Tages-, Wochen-, Monats- und Einzelberichte, die sowohl für Sie als Übersicht als auch als Grundlage für Lohnauszahlungen oder die Rechnungslegung dienen. Auch diese Anwendung ist in der Grundausführung kostenlos.
Slack
Wir haben ja bereits Google Hangouts Meet als App für Videoanrufe erwähnt. Der Großteil unserer Kommunikation läuft jedoch über Slack. Die Konversationen können Sie je nach Teams, Projekten, Kunden oder anderen Kriterien in verschiedene Gruppen verlagern. Auf diese Weise nehmen Sie immer nur an den Konversationen teil, die wichtig für Sie sind. Und wenn Sie bestimmte Informationen brauchen, wissen Sie genau, in welchem Chat Sie danach suchen müssen. Anders als bei der E-Mail-Kommunikation können Sie eine Gruppe jederzeit verlassen. Kein „Bitte nehmen Sie mich aus dem Verteiler“ mehr 🙂
Slack
Quelle: https://png.pngitem.com/pimgs/s/220-2201220_slack-software-hd-png-download.png
Nehmen Sie Abschied von der altmodischen E-Mail-Kommunikation und starten Sie mit der modernen Anwendung Slack durch! Die Grundausführung ist kostenlos.
Xero
Xero ist eine Online-Buchhaltungssoftware, die in erster Linie für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Sie ist benutzerfreundlich und unkompliziert, und dennoch bietet sie viele nützliche Funktionen wie die Integration Ihrer Bankverbindungen für die automatische Begleichung von Rechnungen und die Überwachung des Cashflows. Sie kann Rechnungen mit einem Button zur Expresszahlung erstellen und automatisierte Mahnungen für überfällige Zahlungen versenden. Je nach Arbeitsbereich können Sie einzelnen Nutzern nur Zugriff auf die Sektionen in Xero gestatten, die sie auch wirklich für ihre Arbeit benötigen (z.B. Buchhalter, Büroleiter usw.). Auch Berichte oder Analysen können Sie erstellen. Xero ist auch für Smartphone und Tablet verfügbar und ist ab 20€/Monat zu haben.
Xero
Quelle: https://www.xero.com/
Aus unserer Sicht reichen der breiten Masse an Unternehmen die bisher genannten Anwendungen als Basis für Ihre Online-Arbeit. Hauptsächlich richtet sich dieser Artikel aber an Unternehmen aus dem Transport- und Logistiksektor. Für diese Unternehmen haben wir noch zwei weitere Online-Anwendungen rund um Logistik, Import und Export parat.
EasyCargo
EasyCargo ist eine Online-Anwendung zur Ladeplanung für Container und LKWs. Sie geben einfach die Abmessungen, das Gewicht und die Anzahl sowie Beschränkungen (nicht stapelbar, nicht drehbar usw.) der Artikel ein und EasyCargo berechnet den optimalen Ladeplan. Dabei wird Platz und vor allem Zeit gespart, die man sonst zum Überlegen braucht, wie man die Ladung optimal an Bord verlädt. Sie können die Daten manuell eingeben oder per Excel bzw. Google Sheet importieren. Es ist auch möglich, EasyCargo über einen von uns bereitgestellten API-Schlüssel in Ihr ERP-System zu integrieren (falls es sich dabei um SAP handelt, können Sie vom deutschen Unternehmen Status.C bei der Integration unterstützt werden).
EasyCargo: eine Online-Anwendung zur Ladeplanung für Container und LKWs
Als Ergebnis der Nutzung von EasyCargo erhalten Sie entweder einen grafischen Plan im PDF-Format, ein 3D-Modell direkt im Webbrowser oder seit Neuestem auch einen Schritt-für-Schritt-Ladeplan – jedes dieser Formate können Sie Ihren Mitarbeitern im Lager bequem von zu Hause aus zusenden. Wenn Sie mehr über EasyCargo erfahren möchten, schauen Sie sich die Produktfeatures oder ein Lernvideo an oder probieren Sie die App einfach selbst aus, Sie können sie zehn Tage lang kostenlos testen.
Schritt-für-Schritt-Ladeplan
Wenn sie Ihnen gefällt, können Sie die Anwendung bereits für 39€ pro Monat erwerben. Falls Sie EasyCargo potenziell häufiger nutzen wollen, bieten wir Ihnen Monats- und Jahresabonnements an – wenn Sie nur ein paar Mal pro Monat eine Verladung planen möchten, können Sie auch unsere 24-Stunden-Tickets nutzen. Ausführliche Informationen zu den Preisen finden Sie in unserer Preisliste. Bei Fragen zögern Sie bitte nicht, mit uns in Kontakt zu treten.
IncoDocs
IncoDocs ist ein komplexes Werkzeug für das Dokumentenmanagement, welches auf den Bereich Import und Export zugeschnitten ist. Nachdem Sie Daten wie Routen- oder Produktinformationen, Kontakte usw. eingetragen haben, können Sie alle Dokumente, die Sie als Importeurin oder Exporteur benötigen, mit nur ein paar Klicks generieren.
Sie erstellen Angebote und senden sie Ihren potenziellen Kunden. Die können sie entweder leicht anpassen oder akzeptieren und Ihnen das Angebot dann, inklusive einer automatisch erzeugten Bestellbestätigung, wieder mit nur einem Klick zurückschicken. Das Ganze können Sie dann in eine Pro-forma-Rechnung umwandeln, die innerhalb weniger Sekunden wieder an den Kunden geschickt wird. Nach Zustimmung des Kunden kann sie einfach in eine geläufige Handelsrechnung umgesetzt werden. Sobald es an den Transport der Ladung geht, können Sie in der Anwendung rasch einen Packzettel, einen Frachtbrief oder ein Importer Security Filing generieren. Neben den bereits erwähnten Dokumenten bietet IncoDocs auch die Möglichkeit, Ursprungszeugnisse, Erklärungen zur verifizierten Bruttomasse, Versandanweisungen und noch viel mehr zu erstellen.
IncoDocs
Und wie jede andere in diesem Artikel erwähnte Software ist auch Incodocs vollständig onlinebasiert, sodass die Erstellung der Dokumente überall geschehen kann, wo es eine Internetverbindung gibt. Ihnen wird sicher auch gefallen, dass die Grundausführung von IncoDocs kostenlos ist. Und wenn wir schon einmal bei IncoDocs sind, werfen Sie einen Blick in deren Leitfaden für das Management von Exportgeschäften per Fernzugriff. Darin legt Ben Thompson, Mitbegründer des Unternehmens, dar, wie die aktuelle Krisensituation aus seiner Sicht zu bewältigen ist und wie man mobil arbeiten kann.
Und das war’s – 6+2 Anwendungen, die Sie ganz oder zumindest teilweise in den Online-Modus manövrieren und mit denen Sie überall arbeiten können. Wir glauben, dass Ihr Business dadurch flexibler und stabiler wird und dass es Ihnen mehr Spaß bereitet. Und wenn Sie sich für die richtigen Anwendungen entscheiden, können Sie auch den einen oder anderen Euro sparen.
