El mercado de la automatización logística crece cada año. En 2023, estaba valorada en 65.250 millones de dólares y se prevé que alcance aproximadamente 217.260 millones de dólares en 2033. No es de extrañar, ya que la automatización aporta una serie de ventajas. En este artículo, conocerá los beneficios que puede ofrecer el uso de asistentes virtuales en logística.

Fuente: www.canva.com

¿Qué son los asistentes virtuales en logística?

Los asistentes virtuales son herramientas o aplicaciones de software que utilizan inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático y otras tecnologías avanzadas. En la industria de la logística, estos asistentes virtuales juegan un papel crucial en automatizar y optimizar procesos logísticos. Ayudan a las empresas a optimizar las operaciones, mejorar la comunicación y gestionar el inventario de forma más eficaz. Al manejar tareas rutinarias, permite a los profesionales de la logística centrarse en la toma de decisiones estratégicas y tareas más complejas.

El uso de estas herramientas trae naturalmente una amplia gama de beneficios. ¿Cuáles son algunas de sus mejores ventajas? Pueden trabajar en cualquier momento, incluso las 24 horas del día, y no necesitarán tres litros de café para seguir trabajando. Además, siempre están “alegres” y no les afectan las molestias cotidianas, como un vecino molesto o un conductor de tranvía malhumorado.

¿Cuáles son las principales funciones de los asistentes virtuales en logística?

Los motivos más frecuentes por los que las empresas deciden utilizar asistentes virtuales son:

• ahorro de costos,
• mayor eficiencia,
• reducción de errores,
• automatización de tareas rutinarias,
• servicio al cliente mejorado,
• y provisión de actualizaciones en tiempo real.

A continuación se muestran ejemplos específicos de cómo se utilizan con mayor frecuencia los asistentes virtuales en logística.

1. Procesar datos e información

Los asistentes virtuales recopilan datos de los sistemas de su empresa (ERP – Planificación de Recursos Empresariales, WMS – Sistemas de Gestión de Almacenes, sistemas de inventario y otros) y lo analizan en tiempo real. De esta manera, obtendrá información útil que le permitirá tomar decisiones informadas.

Imagine que su asistente virtual analiza los datos de transporte y, en función de los resultados, sugiere las rutas de envío más eficientes.

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2. Automatizar tareas

La tecnología de automatización de procesos robóticos (RPA) automatiza las tareas repetitivas y regulares mediante robots de software, lo que permite a los asistentes virtuales gestionar de manera eficiente los procesos logísticos que son rutinarios y ocurren de manera consistente.

Pueden manejar automáticamente tareas como:

• Procesamiento de pedidos: recibir pedidos, confirmarlos, rastrear el estado del pedido y generar facturas.
• Generando informes: creación de informes periódicos sobre rendimiento, inventario o transporte.
• Procesamiento de documentos: gestionar y organizar la documentación necesaria.
• Gestión de inventario: El asistente virtual le notificará automáticamente cada vez que el nivel de inventario caiga por debajo del umbral establecido.

3. Hacer predicciones

No, un asistente virtual no le dirá lo que le depara el futuro. Sin embargo, imaginemos que, basándose en datos históricos y tendencias actuales, los asistentes pueden pronosticar la demanda del cliente. Esto le permite optimizar fácilmente los niveles de inventario y minimizar los costos asociados con el exceso o la insuficiencia de existencias.

Por ejemplo, durante la temporada navideña, los asistentes virtuales pueden predecir un aumento en la demanda de ciertos productos. Al analizar los datos de ventas de años anteriores, pueden estimar cuánto stock necesitará. También le avisará con antelación para que reponga estos artículos, asegurándose de que está bien preparado y evitando tanto el riesgo de exceso de existencias como de quedarse sin ellas.

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4. Comunicar y brindar servicio al cliente

Y por último, pero no menos importante, los asistentes virtuales a menudo funcionan como chatbots. Entendemos que los clientes pueden no estar entusiasmados cuando tienen que comunicarse con un robot. Sin embargo, interactuar con un chatbot tiene ventajas, ya que:

• puede responder por usted, incluso de noche,
• responde rápidamente,
• tiene acceso a la información más actualizada,
• y si no sabe algo, reenvía automáticamente la consulta (para que no tenga que preocuparse de que se olvide).

Además, los datos hablan por sí solos:

• 87,2% de los consumidores califican sus interacciones con los bots como neutrales o positivas.
• Los chatbots pueden manejar el 30% de las comunicaciones por chat en vivo y el 80% de las tareas rutinarias.
• Para 2028, se espera que el mercado de chatbots crezca a un ritmo asombroso del 23,3% anual y alcance 15.500 millones de dólares (masterofcode.com, 2024, Kateryna Cherniak).

Los asistentes virtuales no sólo facilitan la comunicación con los clientes sino que también pueden mejorar la calidad general de la comunicación logística a lo largo de toda la cadena de suministro. Esto incluye interacciones con proveedores, centros de distribución y otras partes involucradas.

¿Cuáles son los principales beneficios de la automatización logística?

Después de leer lo que pueden aportar los asistentes virtuales en logística, queda claro que su uso debe conllevar una serie de ventajas. ¿Cuáles son?

1. Mayor eficiencia

Todas las actividades antes mencionadas conducen en última instancia a una mayor eficiencia. El solo hecho de automatizar tareas rutinarias, como las confirmaciones de pedidos, significa que sus empleados no tendrán que confirmar manualmente cada pedido individual y tendrán más tiempo para concentrarse en otras tareas (más complejas). Lo mismo se aplica al seguimiento y análisis de datos en tiempo real. Esto le permitirá tomar decisiones rápidas.

2. Costos más bajos

Aunque inicialmente sus costes puedan ser mayores debido a la costosa adquisición de software para automatizar los procesos logísticos, a la larga dará sus frutos. Ahorrará en:

• costos laborales (ya que algunas tareas serán asumidas por asistentes virtuales que no requerirán un salario mensual),
• costos de combustible a través de la optimización de rutas,
• y costos adicionales eliminando errores mientras se minimiza el tiempo de inactividad.

Y eso no es todo. Se puede ahorrar más dinero dependiendo de las tareas específicas para las que utilizará asistentes virtuales.

Tip: ¿Quiere ahorrar costes también en el proceso de planificación de carga? Comience a utilizar el software de planificación de carga EasyCargo. EasyCargo le permite maximizar el uso del espacio de carga y crear un plan de carga en tan solo unos segundos. De esta forma ahorrará espacio, tiempo y, lo más importante, dinero. Pruebe EasyCargo con una Prueba gratuita de 10 días.

3. Mayor precisión

La gente comete errores. Eso es simplemente un hecho. Ya sea por un error por falta de stock en el almacén, por enviar la mercancía equivocada, por seleccionar la ruta equivocada o por asegurar mal la mercancía durante el transporte, el resultado final es siempre el mismo. Le va a costar dinero a su empresa y puede que incluso reciba reseñas negativas de clientes insatisfechos.

Sin embargo, con la ayuda de los asistentes virtuales integrados en software de automatización logística (como sistemas de gestión de almacenes (WMS), planificación de recursos empresariales (ERP), software de gestión de inventario y otros), estos errores se minimizan. Los asistentes virtuales pueden notificarle sobre los niveles de existencias, realizar un seguimiento de los envíos y proporcionar actualizaciones en tiempo real, lo que garantiza que los procesos se ejecuten sin problemas. Esto no sólo reduce errores costosos, sino que también genera clientes satisfechos y costes operativos optimizados.

Tip: Si quiere tener clientes satisfechos, también debe reducir el tiempo de entrega. Lea nuestro artículo para aprender a hacerlo.

Aquí hay algunas estadísticas interesantes de Conker (2023) sobre el costo de los errores humanos en el almacenamiento:

• Los errores humanos representan aproximadamente el 80% de desviaciones de procesos en industrias con procedimientos bien establecidos.
• El costo típico asociado con un error de recolección disminuye entre $20 y $60.
• Las empresas gastan aproximadamente 20% de su presupuesto operativo en la gestión y corrección de errores humanos.

4. Mejor proceso de toma de decisiones

Los asistentes virtuales te proporcionan suficientes datos (tanto históricos como actuales) que puedes utilizar para tomar decisiones. Tomar decisiones informadas siempre es mejor que intentar predecir el futuro con una bola de cristal.

Imagínese una tienda de electrónica. Se acerca la Navidad y es necesario pedir una cantidad suficiente de stock. Los empleados debaten qué productos se venderán más. Si la tienda utilizara un asistente virtual, rápidamente quedaría claro cuántos y qué productos pedir. El asistente virtual analiza datos de ventas de campañas navideñas anteriores, lo que permite al propietario de la tienda saber de inmediato qué productos se venden mejor. De esta manera, pueden realizar fácilmente un pedido informado.

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5. Servicio al cliente mejorado

Sólo el hecho de que alguien esté disponible para sus clientes 24/7, responder incansable y amablemente a todas sus consultas, es una mejora significativa. Como resultado, los empleados reales tendrán más tiempo y paciencia para centrarse en las solicitudes más complejas de los clientes.

¿Cuáles son las principales ventajas de utilizar chatbots en la atención al cliente en lugar de humanos?

• Disponibilidad 24/7: Tus clientes podrán obtener respuesta a sus consultas en cualquier momento del día.
• Respuestas rápidas: Los chatbots atenderán las consultas de inmediato para que sus clientes no tengan que esperar mucho para recibir una respuesta.
• Interacción amistosa: Con un chatbot, no hay riesgo de tener un mal día que pueda afectar la forma en que se trata al cliente.
• Respuestas consistentes: Proporcionan respuestas consistentes, asegurando que cada cliente reciba la misma información.

6. Mejor gestión de inventario

Los asistentes virtuales monitorean continuamente los niveles de inventario e informan automáticamente de faltantes o excesos de stock. De esta manera, no tendrá que realizar comprobaciones manuales constantes ni preocuparse por si tiene suficientes productos. Por supuesto, los asistentes virtuales son sólo una parte de todo el proceso de robótica y automatización. Para que el proceso funcione como se describe, es necesario que exista una conexión con los sistemas de gestión de almacenes (WMS).

Tip: Si está interesado en saber en detalle cómo son los almacenes automatizados, con drones volando y escaneando códigos de barras, lea nuestro artículo: Implementación de la robótica y la automatización en almacenes: Incrementar la productividad en un 25%.

La integración es la clave del éxito

Para efectivamente automatizar sus operaciones logísticas, es importante conectar sistemas y herramientas individuales para que puedan intercambiar información entre sí sin problemas.

Imagine a su asistente virtual comunicándose con un cliente sobre el estado de su pedido. En ese momento, es crucial para el asistente virtual estar conectado a un CRM (Customer Relationship Management) para comprobar el estado actual del pedido y proporcionar al cliente una respuesta inmediata.

Otro gran ejemplo es una situación en la que un asistente virtual gestiona el inventario de mercancías en un almacén. Cuando el nivel de inventario de un producto específico cae por debajo de un umbral predeterminado, el asistente virtual debe estar conectado a un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) para crear automáticamente un pedido de reposición del stock necesario.

Gracias a la integración de sistemas, no es necesaria ninguna intervención manual durante estos procesos logísticos.

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Automatice y optimice su logística

Hay muchas maneras de automatizar los procesos logísticos. Desde la implementación de sistemas WMS pasando por la automatización de procesos robóticos, hasta la Internet de las cosas (consulte nuestro artículo sobre IoT y otras tecnologías avanzadas). Sin embargo, en la mayoría de los casos, estas son inversiones muy costosas. Si desea optimizar sus operaciones logísticas pero no desea automatizar todo su almacén de inmediato, puede comenzar con pequeños pasos.

Un pequeño paso es utilizar el Software EasyCargo para la planificación de carga. La aplicación creará un plan de carga en un abrir y cerrar de ojos teniendo en cuenta todas las restricciones y maximizando el uso del espacio disponible.