6 skutecznych wskazówek dotyczących optymalizacji procesu wysyłki

Transport odgrywa kluczową rolę w dzisiejszym łańcuchu dostaw. Łączy firmy i klientów na rynku globalnym, co naturalnie wiąże się z wyzwaniami. Wystąpienie komplikacji podczas wysyłek może prowadzić do wzrostu kosztów, opóźnień i pogorszenia relacji z klientami. W jaki sposób firmy logistyczne i transportowe mogą zoptymalizować proces transportu i uniknąć niepotrzebnych zmartwień? Wdrażając poniższe wskazówki, obniżysz koszty, skrócisz czas transportu i zapewnisz wyjątkową obsługę klienta.

 

Optymalizacja procesu wysyłki

Źródło: www.canva.com

 

1. Oceń aktualne metody wysyłki

Zanim zaczniesz wdrażać nowe metody, powinieneś najpierw przeanalizować te, których obecnie używasz. Nawet jeśli ogólnie proces nie jest optymalny, niektóre jego części mogą ulec zmianie. Przeanalizuj cały proces wysyłki i zidentyfikuj jego nieefektywne etapy. Oceń, czy te bolączki powodują wyższe koszty wysyłki lub dłuższy czas tranzytu i zastąp je bardziej efektywnymi i dokładnymi. Oto typowe punkty newralgiczne, które są często napotykane w procesie wysyłki:

  • Ręczne wprowadzanie danych i papierologia: Jeśli polegasz na ręcznych procesach, powinieneś wiedzieć, że zwiększa to ryzyko błędów i spowalnia proces wysyłki. Rozważ wykorzystanie technologii skanowania kodów kreskowych do przechwytywania informacji o produktach, aktualizowania stanów magazynowych i automatycznego generowania etykiet wysyłkowych.
  • Brak podglądu w czasie rzeczywistym: Ograniczony wgląd w status przesyłek, informacje o śledzeniu lub poziom zapasów może prowadzić do opóźnień, zapytań klientów i trudności w rozwiązywaniu problemów. Zainwestuj w system zarządzania zamówieniami, który zautomatyzuje przetwarzanie zamówień, zarządzanie zapasami i generowanie dokumentacji wysyłkowej.
  • Niewłaściwe pakowanie i obsługa: Nieodpowiednie opakowanie lub niewłaściwe obchodzenie się z towarem może skutkować jego uszkodzeniem podczas transportu, co z kolei wiąże się z kosztami zwrotów lub wymiany. Kluczem do wyeliminowania tych kosztów jest standaryzacja procedur pakowania i rozważenie inwestycji w wysokiej jakości materiały opakowaniowe.

Ważne jest również, aby zaangażować osoby mające udział w procesie. Zasięgnij opinii pracowników, którzy biorą udział w wysyłce i wysłuchaj ich propozycji. Znają oni dobrze ten proces, ponieważ pracują nad nim na co dzień. Bardzo możliwe, że pracownicy magazynu lub specjaliście ds. wysyłki mogą mieć w zanadrzu kilka skutecznych propozycji.

2. Optymalizuj trasy dostaw

To wskazówka, która w dłużej perspektywie może pozwolić zaoszczędzić najwięcej pieniędzy i czasu. Dostarczanie przesyłek do klienta końcowego to tylko fragment wszystkich tras dostawy, przez które przechodzi ładunek w trakcie procesu. Dlatego też należy przeanalizować historyczne dane wysyłkowe i zidentyfikować częste miejsca docelowe wysyłki, takie jak magazyny, lokalizacja dostawców itp. Trasy te można zoptymalizować za pomocą specjalistycznych oprogramowań, które uwzględniają wszystkie zmiennie podczas tego procesu.

Innym sposobem optymalizacji tras dostaw jest minimalizacja ich liczby. Konsolidacja przesyłek i ich efektywne planowanie, gdy tylko jest to możliwe, pozwala zmniejszyć liczbę podzielonych dostaw i obniżyć koszty transportu.

3. Zautomatyzuj zadania związane z wysyłką

Automatyzacja to przyszłość wszystkich branż, w tym logistyki. Nowe technologie obiektywnie prawie zawsze oznaczają oszczędność kosztów i ułatwienie codziennych zadań, które muszą wykonywać pracownicy. Już dziś istnieje wiele oprogramowań i technologii, które pozytywnie wpływają na zarządzanie łańcuchem dostaw. Wdrażając oprogramowanie wysyłkowe, które można zintegrować z systemem zarządzania zamówieniami, umożliwi to osiągnięcie bardziej wydajnej wysyłki ładunków. Aby zautomatyzować i zarządzać operacjami magazynowymi, w tym zarządzaniem zapasami i realizacją zamówień, możesz rozważyć wdrożenie system zarządzania magazynem.

Twoja firma może również skorzystać z zewnętrznych systemów, które mogą wykonywać zadania dotychczas realizowane ręcznie przez pracowników. Mowa tutaj o oprogramowaniu, które może zautomatyzować generowanie etykiet i ich śledzenie w celu zmniejszenia liczby błędów ręcznych lub o systemach obsługujących zarządzanie zapasami i realizację zamówień. Niektóre z najczęściej używanych programów to ShipStation, ShipWorks, EasyShip i Shippo.

4. Zoptymalizuj proces pakowania

Jeśli chodzi o optymalizację pakowania, istnieje kilka metod, które mogą pomóc zmniejszyć jego koszty i czas trwania. Jednym ze skutecznych rozwiązań jest pakowanie przesyłek w opakowania o odpowiednich wymiarach. Wybierając odpowiednie rozmiary opakowań, unikasz marnowania miejsca i zmniejszasz koszty transportu kontenerów wysyłkowych.

Po wdrożeniu rozwiązania opakowaniowego o odpowiednim rozmiarze możesz również poszukać przyjaznych dla środowiska opcji materiałowych. Używając ekologicznych materiałów opakowaniowych, takich jak papier z recyklingu, biodegradowalne tworzywa sztuczne, poduszki powietrzne lub opakowania wielokrotnego użytku, firma zmniejsza swój wpływ na środowisko i oszczędza pieniądze w dłuższej perspektywie. Wdrażanie ekologicznych rozwiązań pomaga również Twojej marce, ponieważ klienci preferują firmy, które są bardziej przyjazne dla środowiska.

 

Magazyn

Źródło: www.canva.com

 

5. Zarządzaj komunikacją z klientami i ich oczekiwaniami

Proces wysyłki może przyczyniać się do nawiązania lub zerwania relacji z klientem. Jeśli nie utrzymasz pozytywnych relacji z klientami, nie będziesz miał do kogo wysyłać – to proste. Aby to poprawić, musisz skupić się na lepszej komunikacji i obsłudze klienta. Oto kilka wskazówek, aby odnieść sukces:

6. Zdigitalizuj niezbędną dokumentację

Jeśli w przesyłce brakuje jakiejkolwiek niezbędnej dokumentacji, zostanie ona automatycznie opóźniona. Możesz temu zapobiec, cyfryzując jak najwięcej dokumentów w procesie wysyłki. Jeśli wdrożyłeś już niektóre z poprzednich wskazówek, takich jak automatyzacja i korzystanie z zaawansowanego programu, być może jesteś już na dobrej drodze do cyfryzacji.

Prawie każde zaawansowane oprogramowanie oferuje zarządzanie dokumentacją. Na przykład w naszym programie do planowania załadunku EasyCargo możesz zarządzać planami ładunków online i udostępniać je współpracownikom bez konieczności wypełniania jakichkolwiek dokumentów. W ten sposób oszczędzasz pieniądze i czas, a także zmniejszasz ryzyko opóźnienia przesyłki.

Bartosz Ziółkowski | 6 cze 2023