Rynek automatyzacji logistyki rośnie z każdym rokiem. W 2023 roku był wyceniany na 65,25 miliarda dolarów i przewiduje się, że do 2033 roku osiągnie około 217,26 miliarda dolarów. Nie dziwi to, ponieważ automatyzacja przynosi wiele korzyści. W tym artykule dowiesz się o korzyściach, jakie mogą przynieść wirtualni asystenci w logistyce.

Źródło: www.canva.com

Czym są wirtualni asystenci w logistyce?

Wirtualni asystenci to narzędzia lub aplikacje programowe wykorzystujące sztuczną inteligencję (AI), uczenie maszynowe i inne zaawansowane technologie. W branży logistycznej ci wirtualni asystenci odgrywają kluczową rolę w automatyzacji i optymalizacji procesów logistycznych. Pomagają firmom usprawnić operacje, poprawić komunikację i efektywniej zarządzać zapasami. Zajmując się rutynowymi zadaniami, pozwalają specjalistom ds. logistyki skupić się na podejmowaniu strategicznych decyzji i bardziej złożonych zadaniach.

Korzystanie z tych narzędzi naturalnie przynosi szereg korzyści. Jakie są ich najlepsze zalety? Mogą pracować o każdej porze, nawet całą dobę, i nie będą potrzebować trzech litrów kawy, żeby działać. Plus, zawsze pozostają pogodni i niewzruszeni codziennymi irytacjami, jak denerwujący sąsiad czy zrzędliwy motorniczy tramwaju.

Jakie są główne role wirtualnych asystentów w logistyce?

Najczęstsze powody, dla których firmy decydują się na korzystanie z wirtualnych asystentów to:

• oszczędność kosztów,
• zwiększona efektywność,
• redukcja błędów,
• automatyzacja rutynowych zadań,
• lepsza obsługa klienta,
• oraz zapewnienie aktualizacji w czasie rzeczywistym.

Oto konkretne przykłady, jak najczęściej wykorzystuje się wirtualnych asystentów w logistyce:

1. Przetwarzanie danych i informacji

Wirtualni asystenci zbierają dane z systemów firmowych (ERP – Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa, WMS – Systemy Zarządzania Magazynem, systemy inwentaryzacyjne i inne) i analizują je w czasie rzeczywistym. W ten sposób zyskujesz użyteczne informacje, które pozwalają podejmować świadome decyzje.

Wyobraź sobie, że twój wirtualny asystent analizuje dane transportowe i na podstawie wyników sugeruje najbardziej efektywne trasy wysyłki.

Źródło: www.canva.com

2. Automatyzacja zadań

Technologia Robotycznej Automatyzacji Procesów (RPA) automatyzuje powtarzalne i regularne zadania przy użyciu robotów programowych, pozwalając wirtualnym asystentom efektywnie zarządzać procesami logistycznymi, które są rutynowe i występują konsekwentnie.

Mogą automatycznie obsługiwać zadania takie jak:

• Przetwarzanie zamówień: przyjmowanie zamówień, potwierdzanie ich, śledzenie statusu zamówienia i generowanie faktur
• Generowanie raportów: tworzenie regularnych raportów dotyczących wydajności, zapasów lub transportu
• Przetwarzanie dokumentów: zarządzanie i organizacja niezbędnej dokumentacji
• Zarządzanie zapasami: Wirtualny asystent automatycznie powiadomi cię, gdy poziom zapasów spadnie poniżej ustalonego progu

3. Prognozowanie

Nie, wirtualny asystent nie powie ci, co przyniesie przyszłość. Jednak wyobraź sobie, że na podstawie danych historycznych i obecnych trendów asystenci mogą prognozować popyt klientów. Pozwala to łatwo optymalizować poziomy zapasów i minimalizować koszty związane z nadmiernymi lub niewystarczającymi zasobami.

Na przykład, w okresie świątecznym wirtualni asystenci mogą przewidzieć wzrost popytu na określone produkty. Analizując dane sprzedażowe z poprzednich lat, mogą oszacować, ile zapasów będziesz potrzebować. Powiadomią cię również z wyprzedzeniem o konieczności uzupełnienia tych pozycji, zapewniając dobre przygotowanie przy jednoczesnym zapobieganiu zarówno ryzyku nadmiernego magazynowania, jak i wyczerpania zapasów.

Źródło: www.canva.com

4. Komunikacja i obsługa klienta

I ostatnie, ale nie mniej ważne, wirtualni asystenci często funkcjonują jako chatboty. Rozumiemy, że klienci mogą nie być zachwyceni, gdy muszą komunikować się z robotem. Jednak istnieją zalety interakcji z chatbotem, ponieważ:

• może odpowiadać za ciebie, nawet w nocy,
• odpowiada szybko,
• ma dostęp do najbardziej aktualnych informacji,
• a jeśli czegoś nie wie, automatycznie przekazuje zapytanie (więc nie musisz się martwić, że zostanie zapomniane).

Co więcej, dane mówią same za siebie:

• 87,2% konsumentów ocenia swoje interakcje z botami jako neutralne lub pozytywne.
• Chatboty mogą obsłużyć 30% komunikacji na czacie na żywo i 80% rutynowych zadań.
• Do 2028 roku rynek chatbotów ma rosnąć w oszałamiającym tempie 23,3% rocznie i osiągnąć wartość 15,5 miliarda dolarów (masterofcode.com, 2024, Kateryna Cherniak).

Wirtualni asystenci nie tylko ułatwiają komunikację z klientami, ale mogą również poprawić ogólną komunikację logistyczną w całym łańcuchu dostaw. Obejmuje to interakcje z dostawcami, centrami dystrybucyjnymi i innymi zaangażowanymi stronami.

Jakie są główne korzyści z automatyzacji logistyki?

Po przeczytaniu o tym, co mogą zapewnić wirtualni asystenci w logistyce, jasne jest, że ich wykorzystanie musi wiązać się z szeregiem korzyści. Jakie to są?

1. Wyższa efektywność

Wszystkie wspomniane wcześniej działania prowadzą ostatecznie do większej efektywności. Już sam fakt, że automatyzujesz rutynowe zadania, takie jak potwierdzenia zamówień, oznacza, że twoi pracownicy nie będą musieli ręcznie potwierdzać każdego pojedynczego zamówienia i będą mieli więcej czasu na skupienie się na innych (bardziej złożonych) zadaniach. To samo dotyczy monitorowania i analizy danych w czasie rzeczywistym. Umożliwi to podejmowanie szybkich decyzji.

2. Niższe koszty

Mimo że początkowo twoje koszty mogą być wyższe ze względu na drogie nabycie oprogramowania do automatyzacji procesów logistycznych, z czasem się to opłaci. Zaoszczędzisz na:

• kosztach pracy (ponieważ niektóre zadania przejmą wirtualni asystenci, którzy nie będą wymagać miesięcznego wynagrodzenia),
• kosztach paliwa poprzez optymalizację tras,
• i dodatkowych kosztach poprzez eliminację błędów przy jednoczesnej minimalizacji przestojów.

I to nie wszystko. Więcej pieniędzy można zaoszczędzić w zależności od konkretnych zadań, do których będziesz wykorzystywać wirtualnych asystentów.

Wskazówka: Chcesz zaoszczędzić koszty również na procesie planowania załadunku? Zacznij korzystać z oprogramowania do planowania załadunku EasyCargo. EasyCargo pozwala maksymalnie wykorzystać przestrzeń ładunkową i stworzyć plan załadunku w zaledwie kilka sekund. W ten sposób zaoszczędzisz miejsce, czas, a przede wszystkim pieniądze. Wypróbuj EasyCargo z 10-dniowym bezpłatnym okresem próbnym.

3. Zwiększona dokładność

Ludzie popełniają błędy. To po prostu fakt. Czy to błąd polegający na niewystarczających zapasach w magazynie, wysłaniu niewłaściwych towarów, wybraniu złej trasy, czy nieodpowiednim zabezpieczeniu towarów podczas transportu, końcowy rezultat jest zawsze taki sam. Będzie to kosztować twoją firmę pieniądze i możesz nawet otrzymać negatywne recenzje od niezadowolonych klientów.

Jednak przy pomocy wirtualnych asystentów zintegrowanych z oprogramowaniem do automatyzacji logistyki (takim jak Systemy Zarządzania Magazynem (WMS), Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa (ERP), Oprogramowanie do Zarządzania Zapasami i inne) te błędy są minimalizowane. Wirtualni asystenci mogą powiadamiać cię o poziomach zapasów, śledzić przesyłki i dostarczać aktualizacje w czasie rzeczywistym, zapewniając płynne działanie procesów. To nie tylko redukuje kosztowne pomyłki, ale także prowadzi do zadowolonych klientów i zoptymalizowanych kosztów operacyjnych.

Wskazówka: Jeśli chcesz mieć zadowolonych klientów, powinieneś również skrócić czas dostawy. Przeczytaj nasz artykuł, aby dowiedzieć się, jak to zrobić.

Oto kilka interesujących statystyk od Conker (2023) dotyczących kosztów błędów ludzkich w magazynowaniu:

• Błędy ludzkie odpowiadają za około 80% odchyleń procesowych w branżach z dobrze ustalonymi procedurami.
• Typowy koszt związany z pomyłką w kompletacji mieści się w przedziale od 20 do 60 dolarów.
• Firmy wydają około 20% swojego budżetu operacyjnego na zarządzanie i korygowanie błędów ludzkich.

4. Lepszy proces podejmowania decyzji

Wirtualni asystenci dostarczają ci wystarczająco dużo danych (zarówno historycznych, jak i bieżących), które możesz wykorzystać do podejmowania decyzji. Podejmowanie świadomych decyzji jest zawsze lepsze niż próba przewidywania przyszłości za pomocą kryształowej kuli.

Wyobraź sobie sklep elektroniczny. Zbliżają się Święta i konieczne jest zamówienie odpowiedniej ilości zapasów. Pracownicy debatują, które produkty będą się najlepiej sprzedawać. Gdyby sklep korzystał z wirtualnego asystenta, szybko stałoby się jasne, ile i których produktów zamówić. Wirtualny asystent analizuje dane sprzedażowe z poprzednich sezonów świątecznych, pozwalając właścicielowi sklepu od razu wiedzieć, które produkty sprzedawały się najlepiej. W ten sposób mogą łatwo złożyć świadome zamówienie.

Źródło: www.canva.com

5. Ulepszona obsługa klienta

Już sam fakt, że ktoś będzie dostępny dla twoich klientów 24/7, niestrudzenie i uprzejmie odpowiadając na wszystkie ich zapytania, stanowi znaczącą poprawę. W rezultacie prawdziwi pracownicy będą mieli więcej czasu i cierpliwości, aby skupić się na bardziej złożonych prośbach klientów.

Jakie są główne zalety korzystania z chatbotów w obsłudze klienta zamiast ludzi:

• Dostępność 24/7: Twoi klienci mogą uzyskać odpowiedzi na swoje pytania o każdej porze dnia.
• Szybkie odpowiedzi: Chatboty natychmiast odpowiedzą na zapytania, więc twoi klienci nie będą musieli długo czekać na odpowiedź.
• Przyjazna interakcja: Z chatbotem nie ma ryzyka, że będzie miał zły dzień, który mógłby wpłynąć na sposób traktowania klienta.
• Spójne odpowiedzi: Zapewniają spójne odpowiedzi, gwarantując, że każdy klient otrzyma te same informacje.

6. Lepsze zarządzanie zapasami

Wirtualni asystenci będą stale monitorować poziomy zapasów i automatycznie informować cię o niedoborach lub nadmiarze towaru. W ten sposób nie będziesz musiał wykonywać ciągłych kontroli ręcznych ani martwić się, czy masz wystarczającą ilość towaru. Oczywiście, wirtualni asystenci są tylko częścią całego procesu robotyki i automatyzacji. Aby proces działał zgodnie z opisem, musi istnieć połączenie z systemami zarządzania magazynem (WMS).

Wskazówka: Jeśli interesuje cię, jak dokładnie wyglądają zautomatyzowane magazyny, z dronami latającymi wokół skanującymi kody kreskowe, przeczytaj nasz artykuł: Wdrażanie robotyki i automatyzacji w magazynach: Zwiększ produktywność o 25%.

Integracja jest kluczem do sukcesu

Aby skutecznie zautomatyzować operacje logistyczne, ważne jest połączenie poszczególnych systemów i narzędzi tak, aby mogły płynnie wymieniać między sobą informacje.

Wyobraź sobie swojego wirtualnego asystenta komunikującego się z klientem na temat statusu jego zamówienia. W tym momencie kluczowe jest, aby wirtualny asystent był połączony z systemem CRM (Zarządzanie Relacjami z Klientami), aby sprawdzić aktualny status zamówienia i natychmiast udzielić klientowi odpowiedzi.
Innym świetnym przykładem jest sytuacja, gdy wirtualny asystent zarządza zapasami towarów w magazynie. Gdy poziom zapasów konkretnego produktu spadnie poniżej ustalonego progu, wirtualny asystent musi być połączony z systemem ERP (Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa), aby automatycznie utworzyć zamówienie na uzupełnienie niezbędnych zapasów.

Dzięki integracji systemów nie ma potrzeby żadnej ręcznej interwencji podczas tych procesów logistycznych.

Źródło: www.canva.com

Automatyzuj i optymalizuj swoją logistykę

Istnieje wiele sposobów na automatyzację procesów logistycznych. Od wdrażania systemów WMS poprzez robotyczną automatyzację procesów po Internet Rzeczy (sprawdź nasz artykuł o IoT i innych zaawansowanych technologiach). Jednak w większości przypadków są to bardzo kosztowne inwestycje. Jeśli chcesz zoptymalizować swoje operacje logistyczne, ale nie chcesz od razu automatyzować całego magazynu, możesz zacząć od małych kroków.

Jednym z małych kroków jest korzystanie z oprogramowania EasyCargo do planowania załadunku. Aplikacja stworzy plan załadunku w mgnieniu oka, uwzględniając wszystkie ograniczenia i maksymalizując wykorzystanie dostępnej przestrzeni.