6 dicas eficientes para otimizar o processo de expedição

O transporte marítimo desempenha um papel fundamental na atual cadeia de abastecimento. Conecta empresas e clientes no mercado global e isso traz naturalmente desafios ao processo. Quando ocorrem complicações durante o carregamento, isso pode levar ao aumento dos custos, a atrasos e à deterioração das relações com os clientes. Como é que as empresas de logística e transporte podem otimizar o processo de expedição e evitar complicações desnecessárias? Ao implementar as seguintes dicas, pode reduzir os custos e o tempo de trânsito, e assim proporcionar uma experiência excelente ao cliente.

Fonte: www.canva.com

1. Avaliar os atuais métodos de carregamento

Antes de começar a implementar novos métodos, é necessário primeiro, reveja as ferramentas que está a utilizar durante o processo de carregamento. Mesmo que o processo em geral não seja ótimo, algumas partes podem ser afetadas. Reveja todo o seu fluxo de trabalho de expedição e identifique os seus pontos ineficientes. Analise se esses pontos problemáticos causam maiores custos da expedição ou no tempo de trânsito e substitua-os por outros mais eficazes e precisos. Existem alguns pontos problemáticos comuns que são encontrados com frequência nos processos de expedição:

• Inserção manual de dados e documentação: Se estiver a depender de processos manuais, deve saber que isso aumenta o risco de erros e atrasa o processo de expedição. Considere a possibilidade de utilizar a tecnologia de leitura de códigos de barras para recolher informações sobre os produtos, atualizar os níveis de inventário e gerar etiquetas de expedição automaticamente.
• Inexistência de sistema de rastreamento: A limitação de não saber sobre os status das expedições, rastreamento de informação ou dos níveis de inventário pode levar a atrasos, pedidos de informação dos clientes e dificuldades na resolução de problemas. Invista num sistema de gestão de encomendas que automatize o processamento de encomendas, a gestão de inventário e a geração de documentação de expedição.
• Embalagem e manuseio ineficientes: Embalagem inadequada ou manuseio impróprio pode resultar em mercadorias danificadas durante o transporte e custará dinheiro para devoluções ou substituições. A chave para eliminar esses custos é padronizar os procedimentos de embalagem e considerar um investimento em materiais de embalagem de qualidade.

Também é importante perguntar às pessoas envolvidas no processo. Procure obter feedback dos funcionários que contribuem para a expedição e ouça as suas propostas. Eles conhecem bem o processo, pois trabalham-no todos os dias, e os trabalhadores do armazém ou os especialistas em expedição podem ter algumas propostas eficazes na manga.

2. Otimizar as rotas de entrega

Esta pode ser uma dica que lhe permite poupar mais dinheiro e tempo a longo prazo. A entrega de remessas ao cliente final é apenas um fragmento de todos os itinerários de entrega um item de carga passa durante o processo. Por conseguinte, analise os dados históricos de expedição e identifique os destinos de expedição frequentes, tais como armazéns, localizações de fornecedores, etc. É possível otimizar essas rotas de entrega através da utilização de software de otimização que considera todas as variáveis durante o processo.

Outra forma de otimizar os itinerários de entrega é minimizar a sua quantidade. Se o utilizador consolidar as expedições e planear eficazmente as suas expedições sempre que viável, pode reduzir o número de entregas separadas e reduzir os custos de transporte.

3. Automatizar tarefas associadas à expedição

A automatização é o futuro de todos os setores, inclusive o da logística. Atualmente, as novas tecnologias significam quase sempre poupar custos e facilitar as tarefas diárias dos funcionários. E, atualmente, já existe uma variedade de softwares e tecnologias automatizadas, que afetam positivamente a gestão da cadeia de suprimentos. Ao implementar um software de expedição que pode ser integrado com o seu sistema de gestão de pedidos, pode conseguir um transporte de carga mais eficiente. Para automatizar e gerir as operações de armazém, o que inclui a gestão de inventário e o cumprimento de encomendas, pode implementar um sistema de gestão de armazém.

A sua empresa também pode beneficiar de outros sistemas que podem realizar tarefas que, de outra forma, os seus trabalhadores teriam de efetuar manualmente. Estamos a falar de software que pode automatizar a geração de etiquetas e o seu seguimento para reduzir os erros manuais ou os sistemas que gerem a gestão do inventário e o cumprimento das encomendas. Alguns dos softwares mais utilizados são o ShipStation, o ShipWorks, o EasyShip e o Shippo.

4. Otimização da embalagem

Quando se trata de otimização da embalagem, existem alguns métodos que o podem ajudar a reduzir os custos e o tempo de duração. Uma solução muito eficaz consiste em embalar o envio em embalagens com as dimensões corretas. Ao fazer isso, pode evitar o desperdício de espaço e reduzir o custo de transporte de contentores de transporte.

Depois de implementar a solução de embalagem de tamanho correto, pode também procura de opções de materiais sustentáveis. Ao utilizar materiais de embalagem ecológicas, como papel reciclado, plásticos biodegradáveis, almofadas de ar ou embalagens reutilizáveis, a sua empresa reduz o seu impacto ambiental e poupa dinheiro a longo prazo. Implementação de soluções ecológicas também ajuda a sua marca uma vez que os clientes tendem a preferir empresas mais respeitadoras do ambiente..

Fonte: www.canva.com

5. Gestão da comunicação e das expectativas dos clientes

O processo de transporte pode fazer ou desfazer a relação com o cliente. Se não mantiver uma relação positiva com os seus clientes, não terá ninguém a quem enviar, é tão simples quanto isso. Para a melhorar, tem de se concentrar em melhor comunicação e experiência do cliente. Seguem-se algumas dicas sobre como ser bem-sucedido neste domínio:

• Fornecer sistema de rastreamento de contentores.
• Defina previsões de entrega atualizadas.
• Comunicar de forma proativa com os clientes em caso de eventuais inconvenientes.
• Oferta múltiplos canais de comunicação (como correio eletrónico, SMS ou rastreamento online).

6. Digitalizar a documentação necessária

Se a expedição não tiver qualquer documentação necessária, será automaticamente adiado. Pode evitar que isso aconteça através da digitalização do maior número possível de documentos no processo de expedição. Se já implementou algumas das dicas anteriores, como a automatização e a utilização de tecnologias avançadas, pode já estar no caminho da digitalização.

Quase todos o software avançado oferece gestão de documentação. Por exemplo, no nosso software de planeamento de cargas EasyCargo, pode gestão dos seus planos de carga online e partilhá-los com os seus colegas sem qualquer papelada necessária. Assim, poupa novamente tempo e dinheiro, mas também reduz o risco de a sua expedição sofrer atrasos.