O mercado de automação logística está crescendo a cada ano. Em 2023, ele foi avaliado em US$ 65,25 bilhões e está projetado para atingir aproximadamente US$ 217,26 bilhões até 2033. Não é de se admirar, pois a automação traz uma série de vantagens. Neste artigo, você aprenderá sobre os benefícios que o uso de assistentes virtuais na logística pode proporcionar.

Fonte: www.canva.com

O que são assistentes virtuais em logística?

Os assistentes virtuais são softwares ou aplicativos que usam inteligência artificial (IA), aprendizado de máquina e outras tecnologias avançadas. No setor de logística, esses assistentes virtuais desempenham um papel crucial na automação e otimização dos processos logísticos. Eles ajudam as empresas a simplificar as operações, melhorar a comunicação e gerenciar o estoque com mais eficiência. Ao lidar com tarefas rotineiras, permitem que os profissionais de logística se concentrem na tomada de decisões estratégicas e em tarefas mais complexas.

A utilização destas ferramentas traz naturalmente uma vasta gama de benefícios. Quais são algumas das suas melhores vantagens? Podem trabalhar a qualquer hora, mesmo 24 horas por dia, e não precisam de três litros de café para continuar. Além disso, estão sempre alegres e não são afetados pelos aborrecimentos do dia a dia, como um vizinho irritante ou um motorista mal-humorado.

Quais são as principais funções dos assistentes virtuais na logística?

As razões mais frequentes pelas quais as empresas decidem utilizar assistentes virtuais são:

• redução de custos,
• maior eficiência
• redução de erros,
• automatização de tarefas rotineiras,
• melhor serviço ao cliente,
• e fornecimento de atualizações em tempo real.

Eis alguns exemplos específicos de como os assistentes virtuais são mais frequentemente utilizados na logística.

1. Processar dados e informações

Assistentes virtuais obter dados dos sistemas da sua empresa (ERP – Enterprise Resource Planning, WMS – Warehouse Management Systems, sistemas de inventário, etc.) e análise em tempo real. Desta forma, obtém informações úteis que lhe permitem tomar decisões informadas.

Imagine que o seu assistente virtual analisa os dados de transporte e, com base nos resultados, sugere as rotas mais eficientes para a expedição.

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2. Automatizar tarefas

A tecnologia de automatização de processos robóticos (RPA) automatiza tarefas repetitivas e regulares ao utilizar robôs de software, o que permiti aos assistentes virtuais gerir eficazmente processos logísticos que são rotineiros e ocorrem de forma consistente.

Podem tratar automaticamente de tarefas como:

• Processamento de pedidos: receber pedidos, confirmá-los, acompanhar o status do pedido e gerar faturas.
• Geração de relatórios: criar relatórios regulares sobre desempenho, estoque ou transporte.
• Processamento de documentos: gerenciar e organizar a documentação necessária.
• Gerenciamento de inventário: O assistente virtual o notificará automaticamente sempre que o nível de estoque ficar abaixo do limite definido.

3. Fazer previsões

Não, um assistente virtual não lhe dirá o que o futuro lhe reserva. Entretanto, imagine que, com base em dados históricos e tendências atuais, os assistentes possam prever a procura dos clientes. Isso permite que você otimize facilmente os níveis de estoque e minimize os custos associados ao estoque excessivo ou insuficiente.

Por exemplo, durante a temporada de férias, os assistentes virtuais podem prever um aumento da procura de determinados produtos. Ao analisar os dados de vendas dos anos anteriores, pode estimar a quantidade de estoque necessário. Também o notificarão com antecedência para reabastecer esses itens, o que garante que esteja bem preparado e evita tanto o risco de excesso de estoque como de falta de estoque.

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4. Comunicar e prestar serviço ao cliente

Por último, mas não menos importante, os assistentes virtuais muitas vezes funcionam como chatbots. Compreendemos que os clientes podem não ficar entusiasmados quando têm de comunicar com um robô. No entanto, existem vantagens em interagir com um chatbot, uma vez que:

• pode responder em seu nome, mesmo à noite,
• responde rapidamente,
• tem acesso às informações mais atualizadas,
• e, se não souber algo, reencaminha automaticamente a consulta (para que não tenha de se preocupar com o fato de ser esquecida).

Além disso, os dados falam por si:

• 87,2% dos consumidores classificam as suas interações com os robôs como neutras ou positivas.
• Chatbots pode tratar 30% das comunicações por chat em direto e 80% das tarefas de rotina.
• Até 2028, espera-se que o mercado de chatbots cresça a uma taxa surpreendente de 23,3% ao ano e atinja $15,5 mil milhões (masterofcode.com, 2024, Kateryna Cherniak).

Os assistentes virtuais não só facilitam a comunicação com os clientes, como também podem melhorar a comunicação logística global ao longo de toda a cadeia de abastecimento. Isto inclui interações com fornecedores, centros de distribuição e outras partes envolvidas.

Quais são os principais benefícios da automatização da logística?

Depois de ler sobre o que os assistentes virtuais em logística podem oferecer ao utilizador, é evidente que a sua utilização deve ter uma série de vantagens. O que são?

1. Maior eficiência

Todas as atividades acima mencionadas conduzem, em última análise, a uma maior eficiência. O simples fato de automatizar as tarefas de rotina, como as confirmações de encomendas, significa que os seus empregados não terão de confirmar manualmente cada encomenda individual e terão mais tempo para se concentrarem noutras tarefas (mais complexas). O mesmo se aplica à monitorização e análise de dados em tempo real. Isto irá ajudá-lo a tomar decisões rápidas.

2. Custos mais baixos

Embora os seus custos possam ser inicialmente mais elevados devido à aquisição dispendiosa de software para a automatização dos processos logísticos, a longo prazo, os custos serão compensados. Poupará em:

• custos laborais (uma vez que algumas tarefas serão assumidas por assistentes virtuais que não necessitarão de um salário mensal),
• custos de combustível através da otimização de rotas,
• e custos adicionais ao eliminar erros e minimizar o tempo de inatividade.

E isso não é tudo. É possível economizar ainda mais dinheiro, ao depender das tarefas específicas para as quais vai utilizar os assistentes virtuais.

Dica: Quer poupar custos também no processo de planeamento da carga? Comece a utilizar o software de planeamento da carga EasyCargo. O EasyCargo faz com que possa maximizar a utilização do espaço de carga e criar um plano de carga em apenas alguns segundos. Desta forma, poupa espaço, tempo e, acima de tudo, dinheiro. Experimente o EasyCargo com um Teste gratuito de 10 dias.

3. Maior precisão

As pessoas cometem erros. Isso é simplesmente um fato. Quer se trate de um erro de ter estoque insuficiente no armazém, de enviar a mercadoria errada, de selecionar a rota errada ou de proteger inadequadamente a mercadoria durante o transporte, o resultado é sempre o mesmo. O resultado será custar dinheiro à sua empresa e pode até receber críticas negativas de clientes insatisfeitos.

No entanto, com a ajuda de assistentes virtuais integrados no software de automatização da logística (tais como Sistemas de Gestão de Armazéns (WMS), Planeamento de Recursos Empresariais (ERP), Software de Gestão de Inventário e outros) estes erros são minimizados. Os assistentes virtuais podem notificá-lo sobre os níveis de stock, acompanhar as expedições e fornecer atualizações em tempo real, assegurar que os processos decorrem sem problemas. Isto não só reduz erros dispendiosos, como também conduz a clientes satisfeitos e a custos operacionais otimizados.

Dica: Se quiser ter clientes satisfeitos, deve também reduzir o tempo de entrega. Leia o nosso artigo para aprender como o fazer.

Estão aqui algumas estatísticas interessantes de Conker (2023) sobre os custos dos erros humanos na armazenagem:

• Os erros humanos são responsáveis por cerca de 80% de desvios de processo em indústrias com procedimentos bem estabelecidos.
• O custo típico associado a um erro de separação de pedidos é aproximadamente $20 e $60.
• As empresas gastam cerca de 20% do seu orçamento operacional na gestão e correção de erros humanos.

4. Melhor tomada de decisões

Os assistentes virtuais fornecem dados suficientes (tanto históricos como atuais) que podem ser utilizados para tomar decisões. Tomar decisões informadas é sempre melhor do que tentar prever o futuro com uma bola de cristal.

Imagine uma loja de eletrónica. O Natal está a aproximar-se e é necessário encomendar uma quantidade suficiente de estoque. Os funcionários estão a debater quais os produtos que irão vender mais. Se a loja utilizasse um assistente virtual, rapidamente se tornaria claro quantos e quais os produtos a encomendar. O assistente virtual analisa os dados de vendas das épocas natalinas anteriores, o que permite ao proprietário da loja saber de imediato quais os produtos mais vendidos. Desta forma, pode facilmente efetuar uma encomenda exata.

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5. Melhoria do serviço ao cliente

Só o fato de alguém ser disponível para os seus clientes 24 horas por dia, 7 dias por semana, responder incansável e gentilmente a todos os seus pedidos de informação, é uma melhoria significativa. Como resultado, os funcionários reais terão mais tempo e paciência para se concentrarem nos pedidos mais complexos dos clientes.

Quais são as principais vantagens de utilizar chatbots no atendimento ao cliente em vez de humanos?

• Disponibilidade 24/7: Os seus clientes podem obter respostas às suas questões a qualquer hora do dia.
• Respostas rápidas: Os chatbots respondem imediatamente aos pedidos de informação, para que os seus clientes não tenham de esperar muito tempo por uma resposta.
• Interação amigável: Com um chatbot, não há o risco de ter um dia mau que possa afetar a forma como o seu cliente é tratado.
• Respostas consistentes: Fornecem respostas consistentes, o que garante que todos os clientes recebem a mesma informação.

6. Melhor gestão do inventário

Os assistentes virtuais monitorizarão continuamente os níveis de inventário e informá-lo automaticamente de faltas ou excessos de estoque. Desta forma, não terá de efetuar verificações manuais constantes nem de se preocupar se tem bens suficientes. Naturalmente, os assistentes virtuais são apenas uma parte de todo o processo de robótica e automação. Para que o processo funcione como descrito, é necessário que haja uma ligação aos sistemas de gerenciamento de armazéns (WMS).

Dica: Se estiver interessado em saber em pormenor como são os armazéns automatizados, com drones a voar em redor para ler códigos de barras, leia o nosso artigo: Implementar a robótica e a automatização nos armazéns: Aumentar a produtividade em 25%.

A integração é a chave do sucesso

Para automatizar eficazmente as suas operações logísticas, é importante para conectar sistemas e ferramentas individuais para que possam trocar informações entre si sem problemas.

Imagine o seu assistente virtual a comunicar com um cliente sobre o estado da sua encomenda. Nesse momento, é crucial para o assistente virtual para ser conectado a um CRM (Customer Relationship Management) para verificar o estado atual da encomenda e dar uma resposta imediata ao cliente.

Outro grande exemplo é uma situação em que um assistente virtual gere o inventário de mercadorias num armazém. Quando o nível de inventário de um produto específico desce abaixo de um limiar pré-determinado, o assistente virtual deve estar conectado a um ERP (Enterprise Resource Planning) para criar automaticamente uma ordem de reposição das existências necessárias.

Graças à integração dos sistemas, é possível sem necessidade de qualquer intervenção manual durante estes processos logísticos.

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Automatize e otimize a sua logística

Existem muitas formas de automatizar os processos logísticos. Desde a implementação de sistemas WMS, passando pela automatização de processos robóticos, até à Internet das Coisas (consulte o nosso artigo sobre IoT e outras tecnologias avançadas. No entanto, na maioria dos casos, estes são investimentos onerosos. Se você deseja otimizar suas operações de logística, mas não quer automatizar todo o seu armazém imediatamente, pode começar com pequenos passos.

Um primeiro passo é usar o EasyCargo software para planejamento de carga. O aplicativo criará um plano de carga em um piscar de olhos, ao mesmo tempo em que leva em conta todas as restrições e maximiza o uso do espaço disponível.