Lojistik otomasyonu pazarı her yıl büyümektedir. 2023 yılında 65,25 milyar ABD doları değerindeydi ve 2033 yılına kadar yaklaşık 217,26 milyar ABD dolarına ulaşacağı tahmin ediliyor. Otomasyonun pek çok avantajı beraberinde getirmesi hiç de şaşırtıcı değil. Bu makalede, lojistikte sanal asistan kullanmanın sağlayabileceği faydalar hakkında bilgi edineceksiniz.

Kaynak: www.canva.com

Lojistikte sanal asistanlar ne işe yarar?

Sanal asistanlar, yapay zeka (AI), makine öğrenimi ve diğer gelişmiş teknolojileri kullanan yazılım araçları veya uygulamalarıdır. Lojistik sektöründe bu sanal asistanlar, lojistik süreçlerinin otomatikleştirilmesi ve optimize edilmesinde çok önemli bir rol oynamaktadır. Şirketlerin operasyonları kolaylaştırmasına, iletişimi geliştirmesine ve envanteri daha etkili bir şekilde yönetmesine yardımcı olurlar. Rutin görevleri yerine getirerek lojistik profesyonellerinin stratejik karar alma süreçlerine ve daha karmaşık görevlere odaklanmasına olanak tanırlar.

Bu araçların kullanımı doğal olarak çok çeşitli faydaları da beraberinde getiriyor. En iyi avantajlarından bazıları nelerdir? İstedikleri zaman, hatta günün her saati çalışabilirler ve devam etmek için üç litre kahveye ihtiyaç duymazlar. Ayrıca, her zaman neşeli kalırlar ve sinir bozucu bir komşu veya huysuz bir tramvay sürücüsü gibi günlük sıkıntılardan etkilenmezler.

Sanal asistanların lojistikteki ana rolleri nelerdir?

Şirketlerin sanal asistan kullanmaya karar vermelerinin en yaygın nedenleri şunlardır:

• maliyet tasarrufu,
• verimlilik artışı,
• hata azaltma,
• rutin görevlerin otomasyonu,
• gelişmiş müşteri hizmetleri,
• ve gerçek zamanlı güncellemelerin sağlanması.

İşte sanal asistanların lojistikte en çok nasıl kullanıldığına dair belirli örnekler.

1. Veri ve bilgileri işleme

Sanal asistanlar şirket sistemlerinizden (ERP – Kurumsal Kaynak Planlama, WMS – Depo Yönetim Sistemleri, envanter sistemleri ve diğerleri) veri toplar ve bunları gerçek zamanlı olarak analiz eder. Bu şekilde, bilinçli kararlar almanıza olanak tanıyan faydalı bilgiler elde edersiniz.

Sanal asistanınızın nakliye verilerini analiz ettiğini ve sonuçlara göre nakliye için en verimli rotaları önerdiğini düşünün.

Kaynak: www.canva.com

2. Görevleri otomatik hale getirin

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) teknolojisi, yazılım robotlarını kullanarak tekrarlayan ve düzenli görevleri otomatikleştirir ve sanal asistanların rutin ve sürekli olarak gerçekleşen lojistik süreçlerini verimli bir şekilde yönetmesine olanak tanır.

Aşağıdakiler gibi görevleri otomatik olarak yerine getirebilirler:

• Sipariş İşleme: siparişlerin alınması, onaylanması, sipariş durumunun takip edilmesi ve faturaların oluşturulması.
• Rapor Oluşturma: performans, envanter veya nakliye hakkında düzenli raporlar oluşturma.
• Belge İşleme: gerekli belgelerin yönetilmesi ve düzenlenmesi.
• Envanter Yönetimi: Sanal asistan, envanter seviyesi belirlediğiniz eşiğin altına düştüğünde sizi otomatik olarak bilgilendirecektir.

3. Tahminlerde bulunun

Hayır, bir sanal asistan size gelecekte ne olacağını söyleyemez. Ancak, geçmiş verilere ve mevcut trendlere dayanarak asistanların müşteri talebini tahmin edebildiğini düşünün. Bu sayede envanter seviyelerini kolayca optimize edebilir ve fazla veya yetersiz stokla ilgili maliyetleri en aza indirebilirsiniz.

Örneğin, tatil sezonunda sanal asistanlar belirli ürünlere yönelik talep artışını tahmin edebilir. Önceki yıllara ait satış verilerini analiz ederek ne kadar stoğa ihtiyacınız olacağını tahmin edebilirler. Ayrıca, bu ürünleri yeniden stoklamanız için sizi önceden bilgilendirerek hem aşırı stoklama hem de tükenme riskini önlerken iyi hazırlanmış olmanızı sağlarlar.

Kaynak: www.canva.com

4. İletişim kurmak ve müşteri hizmetleri sağlamak

Ve son olarak, sanal asistanlar genellikle sohbet robotları olarak işlev görür. Müşterilerin bir robotla iletişim kurmak zorunda kaldıklarında pek hoşnut olmayabileceklerini anlıyoruz. Ancak, bir chatbot ile etkileşim kurmanın avantajları da var:

• gece bile olsa size cevap verebilir,
• çabuk cevap verir,
• en güncel bilgilere erişime sahiptir,
• ve bir şey bilmiyorsa, talebi otomatik olarak iletir (böylece unutulması konusunda endişelenmenize gerek kalmaz).

Dahası, veriler her şeyi anlatıyor:

• Tüketicilerin %87,2’si botlarla etkileşimlerini nötr ya da olumlu olarak değerlendiriyor.
• Chatbotlar canlı sohbet iletişimlerinin %30’unu ve rutin görevlerin %80’ini gerçekleştirebiliyor.
• 2028 yılına kadar chatbot pazarının yılda %23,3 gibi şaşırtıcı bir oranda büyümesi ve 15,5 milyar dolara ulaşması bekleniyor (masterofcode.com, 2024, Kateryna Cherniak).

Sanal asistanlar yalnızca müşterilerle iletişimi kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda tüm tedarik zinciri boyunca genel lojistik iletişimi de geliştirebilir. Buna tedarikçilerle, dağıtım merkezleriyle ve ilgili diğer taraflarla etkileşimler de dahildir.

Lojistik otomasyonunun temel faydaları nelerdir?

Lojistikte sanal asistanların size neler sunabileceğini okuduktan sonra, kullanımlarının bir dizi avantaj sağlaması gerektiği açıktır. Nedir bunlar?

1. Daha yüksek verimlilik

Yukarıda bahsedilen tüm faaliyetler nihayetinde daha fazla verimlilik sağlar. Sadece sipariş onayları gibi rutin görevleri otomatikleştirmeniz bile çalışanlarınızın her bir siparişi manuel olarak onaylamak zorunda kalmayacağı ve diğer (daha karmaşık) görevlere odaklanmak için daha fazla zamana sahip olacağı anlamına gelir. Aynı durum gerçek zamanlı veri izleme ve analizi için de geçerlidir. Bu, hızlı kararlar almanızı sağlayacaktır.

2. Daha düşük maliyetler

Lojistik süreçlerini otomatikleştirmek için pahalı bir yazılım satın almanız nedeniyle başlangıçta maliyetleriniz daha yüksek olsa da, uzun vadede karşılığını alacaksınız. Şunlardan tasarruf edeceksiniz:

• İşçilik maliyetleri (bazı görevler aylık maaş gerektirmeyen sanal asistanlar tarafından üstlenileceğinden),
• rota optimizasyonu yoluyla yakıt maliyetleri,
• ve ek maliyetleri ortadan kaldırarak hataları azaltırken arıza süresini en aza indirir.

Ve hepsi bu kadar da değil. Sanal asistanları kullanacağınız belirli görevlere bağlı olarak daha fazla para tasarrufu sağlanabilir.

İpucu: Yük planlama sürecinde de maliyetten tasarruf etmek ister misiniz? EasyCargo yük planlama yazılımını kullanmaya başlayın. EasyCargo, kargo alanının kullanımını en üst düzeye çıkarmanıza ve yalnızca birkaç saniye içinde bir yük planı oluşturmanıza olanak tanır. Bu şekilde yerden, zamandan ve en önemlisi paradan tasarruf edersiniz. EasyCargo’yu 10 günlük ücretsiz deneme sürümüyle deneyin.

3. Daha fazla tutarlılık

İnsanlar hata yapar. Bu bir gerçektir. İster depoda yetersiz stok bulundurma, ister yanlış mal gönderme, ister yanlış güzergah seçme ya da nakliye sırasında malların güvenliğini yetersiz sağlama hatası olsun, sonuç hep aynıdır. Şirketinize paraya mal olur ve hatta memnun olmayan müşterilerden olumsuz yorumlar alabilirsiniz.

Ancak lojistik otomasyon yazılımına (Depo Yönetim Sistemleri (WMS), Kurumsal Kaynak Planlama (ERP), Envanter Yönetim Yazılımı ve diğerleri gibi) entegre sanal asistanların yardımıyla bu hatalar en aza indirilir. Sanal asistanlar stok seviyeleri hakkında sizi bilgilendirebilir, sevkiyatları takip edebilir ve gerçek zamanlı güncellemeler sağlayarak süreçlerin sorunsuz işlemesini sağlayabilir. Bu sadece maliyetli hataları azaltmakla kalmaz, aynı zamanda memnun müşteriler ve optimize edilmiş operasyonel maliyetler sağlar.

İpucu: Mutlu müşterilere sahip olmak istiyorsanız, teslimat süresini de azaltmalısınız. Bunu nasıl yapacağınızı öğrenmek için makalemizi okuyun.

İşte Conker’den (2023) depolamada insan hatalarının maliyetine ilişkin bazı ilginç istatistikler:

• İnsan hataları, iyi belirlenmiş prosedürlere sahip sektörlerdeki süreç sapmalarının yaklaşık %80’ini oluşturmaktadır.
• Bir ürün alma hatasının tipik maliyeti 20 ila 60 dolar arasındadır.
• Şirketler operasyonel bütçelerinin yaklaşık %20’sini insan hatalarını yönetmek ve düzeltmek için harcamaktadır.

4. Daha iyi karar verme süreci

Sanal asistanlar size karar vermek için kullanabileceğiniz yeterli veri (hem geçmiş hem de güncel) sağlar. Bilinçli kararlar vermek, kristal bir küreyle geleceği tahmin etmeye çalışmaktan her zaman daha iyidir.

Bir elektronik mağazası düşünün. Noel yaklaşıyor ve yeterli miktarda stok siparişi vermek gerekiyor. Çalışanlar en çok hangi ürünlerin satılacağını tartışıyor. Mağaza bir sanal asistan kullansaydı, hangi üründen kaç tane sipariş edileceği hızla netleşirdi. Sanal asistan, önceki Noel sezonlarından satış verilerini analiz ederek mağaza sahibinin hangi ürünlerin en çok sattığını hemen öğrenmesini sağlar. Bu şekilde, kolayca bilinçli bir sipariş verebilirler.

Kaynak: www.canva.com

5. Gelişmiş müşteri hizmetleri

Müşterileriniz için 7/24 hazır bulunacak, tüm sorularını yorulmadan ve nazikçe yanıtlayacak birinin olması bile önemli bir gelişmedir. Sonuç olarak, gerçek çalışanlar daha karmaşık müşteri taleplerine odaklanmak için daha fazla zamana ve sabra sahip olacaktır.

Müşteri hizmetlerinde insanlar yerine chatbot kullanmanın başlıca avantajları nelerdir?

• 7/24 erişilebilirlik: Müşterileriniz günün her saatinde sorularına yanıt alabilirler.
• Hızlı yanıtlar: Sohbet robotları sorularınızı anında yanıtlar, böylece müşterileriniz yanıt için uzun süre beklemek zorunda kalmaz.
• Dostça etkileşim: Bir chatbot ile, müşterinize nasıl davranılacağını etkileyebilecek kötü bir gün geçirme riski yoktur.
• Tutarlı yanıtlar: Tutarlı yanıtlar vererek her müşterinin aynı bilgileri almasını sağlarlar.

6. Daha iyi envanter yönetimi

Sanal asistanlar envanter seviyelerini sürekli olarak izleyecek ve eksiklik veya stok fazlalığı konusunda sizi otomatik olarak bilgilendirecektir. Bu şekilde, sürekli manuel kontroller yapmak veya yeterli malınız olup olmadığı konusunda endişelenmek zorunda kalmazsınız. Elbette, sanal asistanlar tüm robotik ve otomasyon sürecinin yalnızca bir kısmıdır. Sürecin açıklandığı gibi işleyebilmesi için depo yönetim sistemlerine (WMS) bağlantı olması gerekir.

İpucu: Etrafta uçan droneların barkodları taradığı otomatik depoların ayrıntılı olarak neye benzediğini merak ediyorsanız makalemizi okuyun: Depolarda Robotik ve Otomasyonun Uygulanması: Üretkenliği %25 Artırın.

Entegrasyon başarının anahtarıdır

Lojistik operasyonlarınızı etkili bir şekilde otomasyona tabi tutmak amacıyla, birbirleriyle sorunsuz bir şekilde bilgi alışverişinde bulunabilmeleri için bağımsız sistemleri ve araçları birbirine bağlamak önemlidir.

Sanal asistanınızın bir müşteriyle sipariş durumu hakkında iletişim kurduğunu düşünün. O anda, sanal asistanın siparişin mevcut durumunu kontrol etmek ve müşteriye anında yanıt vermek için bir CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) sistemine bağlı olması çok önemlidir.

Bir başka harika örnek de sanal asistanın bir depodaki malların envanterini yönettiği durumdur. Belirli bir ürün için envanter seviyesi önceden belirlenmiş bir eşiğin altına düştüğünde, sanal asistan gerekli stoğu yenilemek üzere otomatik olarak bir sipariş oluşturmak için bir ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemine bağlanmalıdır.

Sistemlerin entegrasyonu sayesinde bu lojistik süreçleri sırasında herhangi bir manuel müdahaleye gerek kalmaz.

Kaynak: www.canva.com

Lojistiğinizi otomatikleştirin ve optimize edin

Lojistik süreçlerini otomatize etmenin birçok yolu vardır. WMS sistemlerinin uygulanmasından robotik süreç otomasyonuna ve Nesnelerin İnternetine kadar (IoT ve diğer gelişmiş teknolojiler hakkındaki makalemize göz atın). Ancak çoğu durumda bunlar çok maliyetli yatırımlardır. Lojistik operasyonlarınızı optimize etmek istiyor ancak tüm deponuzu hemen otomasyona geçirmek istemiyorsanız, küçük adımlarla başlayabilirsiniz.

Küçük adımlardan biri yük planlaması için EasyCargo yazılımını kullanmaktır. Uygulama, tüm kısıtlamaları dikkate alarak ve mevcut alanın kullanımını en üst düzeye çıkararak göz açıp kapayıncaya kadar bir yük planı oluşturacaktır.